Cómo preparar tus vacaciones para no dejar colgado a tus compañeros de trabajo
Típicamente las vacaciones de alguien son siempre una fuente de algún tipo de incidencia. Casi siempre alguna tarea queda en el olvido y los compañeros que mantienen la guardia se tienen que hacer cargo de ella.
Esto no debería ser asi. Las vacaciones tienen un comienzo y fin que se conoce con semanas o incluso meses de antelación. Es algo que me sorprende con frecuencia.
Repasar todas las tareas de la semana
Da igual si publicas en redes sociales, entregas tareas recurrentes a clientes o haces cualquier otra tarea que tienes que ejecutar semana tras semana. Todo eso se tiene que tener en cuenta para la ausencia. Si estás realmente bien organizado no empiezas ahora con crear un listado porque ya lo tienes. Siempre es mejor tener un checklist a mano dando igual las veces que ya hayas hecho las tareas que tienes que hacer. Incluso temas que se repiten hace meses o años pueden quedar en el olvido.
Planificar con 2-3 semanas de antelación
En realidad planificar las vacaciones una semana antes de tenerlas ya es tarde. Lo ideal es dejar las tareas ya hechas. Las publicaciones en redes están programadas, las tareas con el cliente están adelantadas, los informes ya están hechos, etc. En ocasiones puede ser complicado meter el trabajo de dos semanas en una. Eso sería el caso de estar ausente durante una semana. Ahora imagínate que vas a estar dos semanas fuera. Sería meter el trabajo de tres semanas en una semana. Si lo consigues realmente tienes que preguntarte si a ritmo normal estás siendo todo lo productivo que puedes…
Tener una persona que asume tus responsabilidades
Es importante el matiz de “responsabilidades” que no se debe confundir con tareas. Las tareas ya están hechas. Tus vacaciones no deben aportar una carga adicional a tus compañeros de trabajo. Aun asi es bueno tener una persona que se puede contactar en caso de que haya alguna incidencia, el cliente tenga una pregunta, etc. Al final quieres estar tranquilamente disfrutando de tus vacaciones. Para ello también debes haber formado este compañero o compañera de trabajo para que se pueda hacer cargo de todo lo necesario cuando tú no estés.
Informar con antelación al equipo y a clientes sobre tus vacaciones
Si estás en contacto con clientes estos deben saber con antelación que vas a estar fuera. De la misma forma debes informar al resto de la empresa. Puede que cuenten contigo para organizar temas y tienen que saber cuando vas a estar y cuando no. Igual que la planificación de tareas esto se debe realizar con tiempo para evitar sorpresas y dejar margen en la planificación.
Verás que es bastante fácil planificar bien sus vacaciones por lo tanto sorprende que tantas veces cosas fallan. Con algo de suerte iremos mejorando con el tiempo. Poco a poco.
Stay tuned.